Corporate Governance

Grundsätze der Unternehmensführung der Formycon AG

Konzernleitung und -überwachung

Formycon ist eine Aktiengesellschaft deutschen Rechts. Ein Grundprinzip des deutschen Aktienrechts ist das duale Führungssystem. Dieses weist dem Vorstand die Leitung und dem Aufsichtsrat die Überwachung des Unternehmens zu. Formycon verfügt über einen dreiköpfigen Vorstand und einen Aufsichtsrat, der sich ebenfalls aus drei Mitgliedern zusammensetzt. Vorstand und Aufsichtsrat der Formycon arbeiten auf Grundlage der geltenden rechtlichen Bestimmungen und der Satzung bei der Steuerung und Überwachung des Unternehmens eng und vertrauensvoll zusammen und sind bestrebt, den Wert des Unternehmens für die Aktionäre nachhaltig zu steigern.

Vorstand

Der Vorstand der Formycon besteht aus drei Mitgliedern, welche die Geschäfte der Gesell­schaft mit dem Ziel einer nachhaltigen Wertschöpfung führen. Dies tut der Vorstand in eigener Verantwortung und im Unternehmensinteresse, selbiges gilt auch für die Festlegung der Unternehmensziele und -strategie. Der Vorstand entwickelt die strategische Ausrichtung des Unternehmens, stimmt sie mit dem Aufsichtsrat ab, sorgt für deren Umsetzung und erörtert regelmäßig mit dem Aufsichtsrat den Stand der Umsetzung. Er trägt ferner Sorge für ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling sowie für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Die Verantwortung für die einzelnen Vorstandsressorts regelt die Geschäftsordnung des Vorstands im Detail.

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat der Formycon besteht satzungsgemäß aus drei Mitgliedern. Die Aufgabe des Aufsichtsrats ist es, den Vorstand zu bestellen, dessen Geschäftsführung zu überwachen und ihn bei der Leitung des Unternehmens zu beraten. Ausführliche Informationen zur Arbeit des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2018 enthält der Bericht des Aufsichtsrats, der im Geschäftsbericht 2018 wiedergegeben ist.

Unabhängigkeit der Organmitglieder

Mögliche Interessenkonflikte werden von vornherein dadurch vermieden, dass die betroffenen Mitglieder des Aufsichtsrats bzw. des Vorstands mögliche Interessenkonflikte gegenüber dem Gesamtgremium offenlegen, sich an der Behandlung relevanter Themen nicht beteiligen und sich bei der Beschlussfassung der Stimme enthalten.

Die Mitglieder des Vorstands übernehmen Nebentätigkeiten nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats. Aktuell halten die Vorstandsmitglieder keine Aufsichtsratsmandate bei konzernexternen börsennotierten Gesellschaften oder in Aufsichtsgremien von konzernexternen Gesellschaften, die vergleichbare Anforderungen stellen.

Hauptversammlung

Die Aktionäre der Formycon nehmen ihre Rechte in der jährlich stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft wahr, deren Leitung satzungsgemäß der Vorsitzende des Aufsichtsrats übernimmt. Diese beschließt über alle durch Gesetz bestimmten Angelegenheiten mit verbindlicher Wirkung, sowohl für alle Aktionäre als auch für Formycon. Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung entweder selbst ausüben oder durch einen Bevollmächtigten ihrer Wahl oder durch einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben lassen. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Jeder Aktionär ist berechtigt, an der Hauptversammlung teilzunehmen, sich zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten zu Wort zu melden und Auskunft über Angelegenheiten der Formycon zu verlangen.

Die Einladung zur Hauptversammlung, sämtliche für die Tagesordnung relevanten Unterlagen sowie Berichte und Informationen, die zur Beschlussfassung erforderlich sind, veröffentlicht Formycon entsprechend der jeweiligen aktienrechtlichen Vorschriften.

Kontroll- und Risikomanagement

Von grundsätzlicher Bedeutung für eine professionelle Unternehmensführung der Formycon ist ein kontinuierliches und systematisches Management der unternehmerischen Chancen und Risiken. Es trägt dazu bei, Risiken frühzeitig zu identifizieren, zu bewerten und diesen bei Bedarf durch geeignete Maßnahmen zu begegnen. Über bestehende Risiken und deren Entwicklung berichtet der Vorstand dem Aufsichtsrat regelmäßig.

Formycon entwickelt das Risikomanagementsystem kontinuierlich weiter und passt es den sich ändernden Rahmenbedingungen an. Einzelheiten zum Risikomanagement sind im Chancen- und Risikobericht, der Teil des Konzernlageberichts ist und der Prüfung durch den Abschlussprüfer unterliegt, dargestellt.

Darüber hinaus führt Formycon die gemäß Art. 18 MAR geforderte Insiderliste. Über die gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 17 ff. MAR und Sanktionen gemäß Art. 30, 31 MAR wurden die betreffenden Personen entsprechend informiert.

Compliance Organisation

Compliance – die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und konzerninternen Richtlinien – ist für Formycon eine elementare Grundlage erfolgreichen und nachhaltigen Wirtschaftens. Sie soll das rechtmäßige Verhalten des Unternehmens, seiner Leitungsorgane und Mitarbeiter bei Geboten und Verboten gewährleisten. Ziel ist es, die Mitarbeiter und Führungskräfte vor Gesetzes- und Regelverstößen zu bewahren und sie dabei zu unterstützen, gesetzliche Vorschriften sowie Unternehmensrichtlinien richtig und sachgerecht anzuwenden.

Formycon legt besonderen Wert auf eine konzernweite Compliance-Struktur, die alle Mitarbeiter und Führungskräfte an die Compliance-Richtlinien bindet und die einem kontinuierlichen Optimierungsprozess unterliegt.

Der Compliance Officer, der direkt an den Vorstand berichtet, koordiniert und betreibt die Umsetzung von Compliance-­Maßnahmen. Formycon arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung des Compliance-Programms, um die Anforderungen und Compliance-Risiken, die sich aus den Veränderungen im wirtschaftlichen und regulatorischen Umfeld und der Unternehmensentwicklung ergeben, angemessen und wirksam zu adressieren.

Verhaltenskodex

Formycon hat sich auf der Grundlage gemeinsamer Werte und Handlungsprinzipien zu klaren Grundsätzen verpflichtet und sich durch Beschluss des Vorstands einen Verhaltenskodex gegeben. Dieser bildet den Rahmen für das unternehmerische und gesellschaftliche Handeln der Formycon, und bietet Mitarbeitern, Führungskräften und Vorstand gleichermaßen einen Orientierungsrahmen zu den folgenden Themen:

• Einhaltung von Recht und Gesetz
• Schutz des Unternehmenseigentums
• Wahrung von Schutzrechten Dritter
• Fairness im Wettbewerb
• Auftreten und Kommunikation in der Öffentlichkeit
• Vermeidung von Interessenkonflikten
• Wahrung der Chancengleichheit im Wertpapierhandel
• Arbeits- und Gesundheitsschutz
• Berichterstattung
• Datenschutz und Informationssicherheit
• Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung

Formycon toleriert keine Gesetzesverstöße oder Verstöße gegen interne Richtlinien

Transparenz in der Kommunikation

Der Dialog mit dem Kapitalmarkt folgt dem Anspruch, alle Zielgruppen umfassend, gleichberechtigt und zeitnah über die Entwicklung des Konzerns und die praktizierte Corporate Governance zu informieren und dabei allen Stakeholdern sämtliche bewertungsrelevante Fakten in bester Qualität zur Verfügung zu stellen.

Über aktuelle Entwicklungen im Konzern können sich unsere Aktionäre sowie andere Interessierte auf unserer Internetseite informieren. Unter www.formycon.de werden sämtliche Events,  Corporate News sowie Ad-hoc-Mitteilungen der Formycon AG in deutscher und englischer Sprache publiziert. Die Satzung der Gesellschaft ist dort ebenso abrufbar wie die jährlichen Geschäftsberichte und Halbjahresberichte.

Die amtlichen Bekanntmachungen der Formycon erfolgen satzungsgemäß durch Veröffentlichung im Bundesanzeiger.

Rechnungslegung und Abschlussprüfung

Konzernabschluss und Konzernzwischenbericht werden sowohl nach den gesetzlichen Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (HGB) als auch nach den Grundsätzen der International Financial Reporting Standards (IFRS) aufgestellt. Der Jahresabschluss der Formycon AG und der Konzernabschluss werden vom Abschlussprüfer geprüft und vom Aufsichtsrat festgestellt bzw. gebilligt.

Die Hauptversammlung am 10. Dezember 2020 hat auf Vorschlag des Aufsichtsrats die PanTax Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2020 gewählt. Der Abschlussprüfer berichtet dem Aufsichtsrat unverzüglich über wesentliche Feststellungen, die bei der Durchführung der Abschlussprüfung getroffen werden.

Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung (D&O-Versicherung)

Die Gesellschaft unterhält eine Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung für die Vorstandsmitglieder, die Mitglieder des Aufsichtsrats und die Mitglieder des oberen Führungskreises. Die Kosten hierfür werden von der Gesellschaft getragen.